Arbeitsort

München

Stellenumfang

10-12 Stunden/Woche

Arbeitszeiten

frei einteilbar

erforderliche Tätigkeiten

• Regelmäßige Bearbeitung des physischen Posteingangs sowie des E-Mail-Verkehrs inklusive Fristenkontrolle und Rechnungsüberweisungen
  
• Führung und Beantwortung von Nachrichten über Messenger-Dienste wie Signal und WhatsApp
  
• Begleitung des laufenden Kontowechsels, Prüfung von Kontoauszügen und Überwachung von Liquidität, Depots und Sonderanlagen
  
• Verwaltung, Prüfung und Einreichung von Krankenversicherungs- sowie Steuerunterlagen
  
• Regelmäßige Aktualisierung von Gesundheitsdaten sowie Vorsorgeordnern für Bestattungs- und Nachlassangelegenheiten
  
• Sicherstellung einer transparenten und systematischen Aktenführung und Dokumentenablage
  
• Erledigung administrativer Aufgaben wie Materialvorratshaltung und Kontaktdatenpflege

Was suchen wir?

Wir suchen eine engagierte, strukturierte und verschwiegene Privatassistent*in, die über nachgewiesene Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzposition im Büro-, Projekt- oder Finanzmanagement verfügt. Die ideale Kandidatin zeichnet sich durch ein ausgeprägtes Organisationstalent, eine selbstständige Arbeitsweise sowie absolute Zuverlässigkeit aus. Zudem wird ein sicherer Umgang mit digitalen Medien wie MacBooks, E-Mail-Programmen, Office-Anwendungen und Messenger-Diensten erwartet. Ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis für eine Festanstellung und eine entsprechende Berufshaftpflichtversicherung (dies nur im Falle einer selbstständigen Honorartätigkeit) runden das Profil ab.

Was bieten wir?

• Sehr gut dotierte Position
  
  
• 10 bis 12 Wochenstunden
  
  
• Flexibilität für einen erhöhten Stundenbedarf in der Anfangsphase zur Einarbeitung und Umstrukturierung
  
  
• frei wählbare Arbeitszeiten
  
  
• Wahlweise sozialversicherungspflichtige Festanstellung oder Honorarbasis
  
  
• es können auch Fachleute hinzugezogen werden, bei spezielleren Aufgabestellungen

Was sind Ihre Aufgaben?

Ihre Hauptaufgabe liegt in der verantwortungsvollen Betreuung verschiedener Lebens- und Verwaltungsbereiche der Arbeitgeberin. Da die jetzige Struktur recht umfangreich ist, gestalten Sie die bestehenden Abläufe effizienter und einfacher. Sie übernehmen die vollständige Büroorganisation, die Bearbeitung von Post- und E-Mail-Eingängen sowie die Kommunikation über Messenger-Dienste. Im Bereich Finanzen und Banken begleiten Sie den Kontowechsel und kontrollieren Kontoauszüge. Darüber hinaus steuern Sie die Kommunikation rund um Versicherungen und Steuern, pflegen medizinische Daten sowie Vorsorge- und Nachlassordner und sorgen für eine strukturierte, transparente Ablage.

Wie sind Ihre Arbeitszeiten?

• 10 bis 12 Wochenstunden
  
• Zu Beginn ist bei Bedarf ein höherer Stundeneinsatz für die Einarbeitung und Umstrukturierung möglich

Wer sind wir?

Es handelt sich um einen gehobenen privaten 1-Personen-Haushalt mit einem recht umfangreichen Verwaltungs- und Organisationsbereich in den Bereichen Büro, Finanzen, Versicherungen, Gesundheit und Vorsorge. Das Ziel ist es, diese bestehenden Strukturen durch professionelle Unterstützung grundlegend zu vereinfachen und effizienter zu gestalten, weshalb wir eine zuverlässige und kompetente Privatassistenz an unserer Seite brauchen.

Was wünschen wir uns?

Wir wünschen uns eine feinfühlige und diskrete Persönlichkeit, die ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen persönlichen und finanziellen Daten mitbringt. Wichtig sind uns ein selbstständiges und strukturiertes Arbeiten, absolute Verlässlichkeit sowie ein ausgeprägtes Talent dafür, komplexe und umfangreiche Abläufe zu durchdringen, zu vereinfachen und langfristig effizient zu organisieren.